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てきとーな働くママと単身赴任夫と2歳娘の日常ブログ

予定共有で仕事も家族も一元管理|Googleカレンダー

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Googleカレンダー|予定を一元管理
ステイホーム週間明けに取り組んだ"予定の一元管理"について備忘録も兼ねてご紹介します。

私は、予定管理については、アナログ手帳や方眼ノート、スマホアプリ、会社使用outlook、それらの併用を経て、Googleカレンダーを使用しています。

スマホアプリも公式のものです。

Googleカレンダーの使いやすさ

予定入力が簡単

パソコンでもスマホでも、日付と時間帯をクリック(タップ)もしくは+ボタンから予定入力できます。

カレンダーを複数作成できる

設定からカレンダーの追加を選択すると、1つのアカウントで複数のカレンダーが作成できます。

私はプライベート、仕事、娘の予定の3つのカレンダーを使用しています。

娘の予定は入力漏れが多く、皮膚科に行き忘れてしまったりしたので、新たに作成しました。

それぞれのカレンダーの表示/非表示もさっと変えられます。

予定を確認しながら医師など顧客と面会やイベントの日程を決めるときは仕事の予定のみ表示にしています。

仕事の予定は多いので、プライベートや娘の予定確認時は非表示にしたりもします。

リマインダーの入力もできる

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予定の他にリマインダー入力もできます。終了したら"完了とする"を選択すると、取り消し線がつき、わかりやすいです。

ゴールという昨日もあるようですが、私は使用したことがありません。

入力されている予定から自分時間や運動などについて「この時間帯にやったらどぉ?」と

提案してくれる機能のようです。

無料でデバイス間の同期ができる

無料のGoogleアカウントを取得すれば、パソコンでもスマホでもタブレットでも(ネット環境があれば)使用できます。

同期というか"共有されている"という表現が適切かもしれません。

個人的には会社のパソコン&スマホ、私用のパソコン、スマホ、タブレットを持ち歩いているので、その時々で手持ちのデバイスで確認できて便利です。

予定の一元管理の方法

家族分の予定について

夫もGoogleカレンダーを使っています。

以前は別のアプリで予定を同期し、共有していたのですが、不具合などが続き、私がやめました笑

しばらく気づかれないほど、同期がうまくできてませんでした^^;(私たちの使い方の問題でしょうが…)

Googleカレンダーでの共有は簡単です。設定から共有したいカレンダーを選び、相手のgmailを入力する、以上です!

予定の閲覧のみ、編集可なども選択できます。

私はプライベートと娘の予定を夫はプライベートと仕事の予定を共有しています。

夫の仕事については、夕方のお迎えや在宅勤務を頼む前に確認しています。それ以外は非表示です。

新たに作成した娘のカレンダーは、夫も私も入力し予定が重複したり、入力を忘れてしまったりしていたので便利になりました^^

Outlookの予定をエクスポートする

このサイトの内容を参考にしました。

参考URL

毎日、会社のOutlookからエクスポート、Googleカレンダーへインポートを習慣化するようにしました。

今まで仕事の予定は、OutlookとGoogleカレンダーのそれぞれで入力していたのですが、この方法を知り、入力はOutlookのみとシンプルになりました☆

カレンダーの色について

仕事用のOutlookでは、予定ごとに色分けしています。

Googleカレンダーでは人ごとに色をまとめました。

 

* 予定を隠すと色合い見えないですね^^; すみません。。

  • 私-プライベート:ローズ(赤)
  • 私-仕事:フラミンゴ(ピンク)
  • 夫-プライベート:コバルト(青)
  • 夫-仕事:ピーコック(水色)
  • 娘:バナナ(黄色)
  • 祝日:アボカド(黄緑)
  • リマインダー:グラファイト(灰色)

この色付け、結構時間かかりました。カレンダーを見ながら、自分好みの色合いにされるとよいと思います^^

少し不便と感じるところ

メモやすぐやる以外のToDo管理ができない

デバイスの中で多く使うのがスマホです。Googleカレンダーはアプリで見ます。

そうすると買い物メモや週単位や月単位のToDoなどの入力はできませんでした。

パソコンだと右端にGoogle Keep、Google ToDoリストが表示できるようですがスマホだと別のアプリが必要です。

ともに使ったことがないのですが、アプリ2つ3つは面倒そう、Google Keepをウィジェットにする…

現状は冷蔵庫の横にメモ帳とボールペンを常備し、気づいたときに書いています笑

すべてデジタルじゃなくてもいいのかな?^^;

仕事では毎日パソコンを開くため、メールの受信トレイの右端に週を越えるToDoを表示しています。

その日のメモと週単位のToDoは、デジタルペーパーで管理しています。

過去記事

デジタルとアナログを組み合わせて、多くの予定を適度に管理できるよう

工夫していきたいです^^